Themis : la gestion des sinistres d’assurance

Une équipe, au siège de l'enseigne, gère les sinistres d'assurance pour tous les magasins du groupe. Themis une application web assure une traçabilité, une collaboration, et un reporting.

Le contexte

Une chaîne de magasins indépendants a centralisé la gestion des sinistres au siège en compilant des données dans des tableurs excel. Au fil des années, les lignes s’accumulent et il devient de plus en plus difficile pour l’équipe de gérer les dossiers. Certaines informations finissent même par se perdre et les fichiers ne sont plus à jour. Non seulement cela se fait au détriment de la rigueur demandée par la gestion de ce type de dossier mais le risque d’erreur augmentant, le risque financier également.

Notre approche

Le client souhaitait avoir une traçabilité des dossiers, une visibilité sur les impacts financiers, des reportings réguliers et de différentes natures, une remontée des tâches, la production de convocations… Nous l’avons d’abord aidé à exprimer ce besoin avant de proposer un audit.

L’audit a permis de réaliser une cartographie aussi fine que possible de la situation : besoins et usages côté siège et côté magasins, flux des informations, process mis en place, outils disponibles, nature des données recueillies… Puis de cadrer notre intervention.

Celle-ci s’est tout naturellement substituée au cahier des charges qui aurait été inutilement contraignant.

Pour aider l’équipe projet à s’approprier nos recommandations, nous avons réalisé des maquettes avec des suggestions de fonctionnalités et un calendrier constitué de plusieurs étapes favorisant la progression du projet. Ce fut un moment fort d’échanges et de remises en question qui a permis d’affiner notre solution. Nous avons également abordé très en amont le délicat sujet de la migration des données, sujet crucial, trop souvent mis de côté.

La déploiement, bien préparé, s’est donc réalisé sans encombre avec une adoption immédiate de l’outil de la part par les utilisateurs.
Après 6 mois, avec le recul du temps, nous avons même apporté quelques correctifs pour améliorer la solution.

Aujourd’hui, le client bénéficie d’un outil de pilotage de l’activité sinistres optimisé qui est même destiné à devenir un véritable outil de management au service de la DAF.